Трагедія прокрастинатора. Як підвищити свою продуктивність і перестати гаяти час

Відмовтеся від багатозадачності

«Може виникнути спокуса виконати кілька завдань одночасно, особливо якщо вони здаються маленькими чи легкими. Але це просто не працює. Ми обманюємо себе, коли говоримо, що легко поєднуємо телефонні дзвінки, презентації та обід. Зосередьтеся на одному завданні за раз, і ви насправді закінчите його швидше», — пише оглядач Forbes Ешлі Стал.

Дані, зібрані вченими з Університету Сассекса, вказують на те, що мультизадачність шкодить мозку через постійний стрес, який відчуває людина, що працює над кількома завданнями одночасно.

Інше дослідження представників Лондонського університету свідчить, що мультизадачність знижує показники IQ людини до рівня того, хто не спав всю ніч.

Серед інших мінусів — зниження якості роботи, схильність до обману. Крім цього, мультизадачність також входить у звичку, через що люди не можуть адекватно сприймати інформацію без виконання супутніх завдань на тлі.

Робіть перерви

Регулярні перерви допомагають підвищити вашу зосередженість і покращують настрій, що, безумовно, позитивно позначається на продуктивності.

Експерти радять виконувати кілька п’ятихвилинних прогулянок кімнатою або офісом протягом дня, а також робити 15-хвилинні перерви на каву та вживання їжі.

Одне з досліджень, проведене 2018 року, підтверджує, що «мікроперерви» підвищують якість виконуваної співробітником роботи і підвищують креативність у вирішенні різних завдань.

Невеликий відпочинок також допомагає знизити рівень стресу, що зводить до мінімуму позаштатні ситуації, форсмажори, звернення за лікарняними, вихідними тощо.

Ставте невеликі цілі

Деякі люди мають страх перед початком масштабних проєктів, через що їм часто важко приступити до виконання завдань.

У цьому випадку найкраще розбивати всю роботу на кілька дрібніших завдань. Це дозволяє вам отримати більше контролю над ситуацією та не заплутатися у найважчі моменти.

За словами професора неврології Інституту навчання та пам’яті Пікавера при Массачусетському технологічному інституті Ерла К. Міллера, виконання окремих конкретних завдань дозволяє уникнути помилок і робити роботу якісніше.

«Коли ви перемикаєтеся між завданнями, нейронні мережі вашого мозку мають повернутися, щоб з’ясувати, де вони зупинилися, а потім переналаштуватися. Ця додаткова активність змушує вас сповільнюватися, і помилки стають вірогіднішими», ― каже Міллер.

Контролюйте свою продуктивність

Вам навряд чи вдасться за один день змінити всі свої звички, які формувалися роками до цього. Найкраще потроху додавати нові правила, знаходячи найефективніші прийоми.

Коли ви зможете визначити максимально продуктивні періоди роботи протягом дня, одразу ж приступайте до виконання найскладніших завдань.

Як правило, такі завдання часто відкладають, після чого люди змушені виконувати їх знехотя, в останній момент і з дуже низьким рівнем залучення до роботи.

Прийняття власних помилок про контроль розкладу дозволяє швидше впоратися з найобтяжливішими завданнями, знаходячи для них прості рішення.

Правило двох хвилин

Це правило пов’язане відразу з кількома формулами продуктивності, які дозволяють упоратися з на перший погляд непереборними труднощами.

По-перше, якщо протягом дня у вас є завдання, виконання яких займає до двох хвилин, — варто виконати їх просто зараз. Уперше цей концепт використав Девід Аллен у своїй книзі «Як упорядкувати справи».

По-друге, будь-яку мету чи нову звичку завжди можна розпочати менш ніж за дві хвилини. Пам’ятайте про це, коли зайвий раз зазирнете у свій смартфон для чергового нескінченного скролінгу.

Аллен писав про те, що якщо ви витратите дві хвилини на день на те, щоб поставити на місце всі речі, які ви використовували, це дозволить вам заощадити 30 хвилин на прибиранні у вихідні. Така економія часу та продуктивність також стосується і щоденних рутинних завдань на роботі.

«Правило двох хвилин зміцнює особистість, яку ви хочете створити. Якщо ви з’являєтеся в спортзалі п’ять днів поспіль, навіть якщо це всього на дві хвилини, ви голосуєте за свою нову особистість. Ви не турбуєтеся про те, щоб привести себе у форму. Ви зосереджені на тому, щоб стати тією людиною, яка не пропускає тренування», — пише автор книги «Академія звичок» Джеймс Клір.